Migrarea a 750.000 de email-uri din FreshSales în HubSpot

Provocare

Clientul nostru ne-a furnizat un set considerabil de date care includea 750.000 de foldere din FreshSales, fiecare dintre ele conținând mai multe subfoldere cu email-uri importante. Prima și cea mai dificilă sarcină a fost să convertim această structură de date într-un format structurat și ușor de citit, adică un fișier CSV.
În acestă migrare complexă, procesarea mai multor tipuri de email (inclusiv adăugarea adreselor de email în CC și BCC), validarea datelor, generarea de contacte în HubSpot și asocierea corespunzătoare a email-urilor cu contactele potrivite au constituit a doua provocare cu care ne-am confruntat.

Soluții

Convertirea folderelor într-un fișier CSV

Am proiectat și implementat un script PHP care nu doar a facilitat procesul de convertire, ci a adăugat și un nivel de validare și organizare a datelor. Scriptul a efectuat următoarele acțiuni:

A parcurs folderele din FreshSales, extrăgând email-urile
A validat datele pentru a asigura acuratețea informațiilor extrase
Le-a structurat într-un fișier CSV

Procesul de migrare în HubSpot

Am implementat un sistem de identificare unic pentru fiecare email din setul de date
A fost stabilită o validare corespunzătoare a datelor pentru procesul de încărcare a email-urilor în HubSpot
Au fost folosite batch-uri pentru a trimite datele către HubSpot într-un mod asincron, sporind eficacitatea creării de contacte și email-uri
Multiplii destinatari din email-uri, inclusiv cei de la CC și BCC, au fost conectați logic la contactele corespunzătoare
Email-urile au fost asociate la contactele cărora li se potriveau, dacă existau. Un nou contact a fost creat în circumstanțele în care nu a existat un contact potrivit

Rezultate

Validarea datelor

Implementarea riguroasă a verificărilor datelor a asigurat integritatea și precizia datelor migrate, reducând riscul de erori și discrepanțe.

Transformarea datelor complexe

Conversia structurii confuze a dosarelor într-un format CSV structurat

Programare și integrare SQL

Utilizarea diferitelor concepte de programare și integrarea SQL care au optimizat procesarea datelor, îmbunătățind atât viteza, cât și fiabilitatea

Migrare cu succes

Finalizarea cu succes a procesului de migrare a celor 750.000 de email-uri în HubSpot, în termenii stabiliți de client

Procese optimizate

Implementarea unui script PHP, integrarea SQL și gestionarea bazelor de date au optimizat manipularea și stocarea datelor, ducând la fluxuri de lucru mai eficiente