Studii de cazProcesare date în Google CloudTransformare digitalăPlatforma e-Governance

Introducere

În 2024, Baroul București, responsabil pentru peste zece mii de avocați, s-a confruntat cu dificultăți operaționale din cauza utilizării proceselor manuale prin care gestionau un volum mare de cereri și documente.

Recunoscând necesitatea modernizării, Baroul a contractat OPTI pentru a realiza o transformare digitală prin proiectul „Registratura Electronică 2024”.

Această inițiativă a migrat operațiunile Baroului către o platformă digitală, îmbunătățind eficiența, transparența și calitatea serviciilor oferite membrilor și publicului.

Provocări tehnice

Provocări

Baroul București se confrunta cu provocări operaționale rezolvabile prin transformare digitală.

Procese manuale

  • Avocații și firmele de avocatură trebuiau să depună cererile și petițiile în persoană sau prin poștă.
  • Procesul de depunere implica un volum mare de documente și introducerea manuală a datelor.

Blocaje și întârzieri

  • Procesul manual era predispus la blocaje, în special în perioadele de vârf în care se primeau o mulțime de cereri.
  • Personalul trebuia să redacteze, să revizuiască și să aprobe documentele manual, ceea ce extindea operațiunile.

Lipsă de transparență

  • Urmărirea stadiului cererilor era dificilă, actualizările fiind adesea întârziate din cauza proceselor manuale.
  • Lipsa actualizărilor în timp real crea un decalaj în comunicarea dintre Barou și membrii săi.

Dificultăți logistice

  • Obținerea semnăturilor oficiale pe documente necesita prezența fizică a avocaților, ceea ce ducea la întârzieri suplimentare.
  • Dependența de sistemele pe hârtie creștea volumul de muncă pentru personalul Baroului, afectând capacitatea acestora de a gestiona eficient sarcinile.
„Echipa OPTI se remarcă prin respectarea termenelor și evitarea depășirii costurilor, prin adaptabilitatea soluțiilor lor la nevoile noastre și prin calitatea generală a implementării software-ului. Vom continua colaborarea pentru a îndeplini nevoile Baroului în alte proiecte.”
- Decanul Baroului București

Soluție

Etapa 1: Depunerea electronică și urmărirea petițiilor și cererilor

  • Avocații și firmele de avocatură pot acum să depună cereri prin intermediul site-ului web al Baroului, accesibil prin desktop și mobil.
  • Sistemul este conceput cu formate de cereri personalizabile pentru capturarea tuturor informațiilor necesare.
  • Avocații primesc confirmări prin email imediat după depunerea cererilor și pot urmări stadiul lor în timp real prin intermediul conturilor online.
  • Personalul Baroului pot gestiona și iniția cereri electronic.

Etapa 2: Redactarea și aprobarea digitală

  • Depunerile electronice au fost integrate în sistemul ERP existent al Baroului, permițând personalului să acceseze oricând cererile și atașamentele.
  • OPTI a încorporat un instrument de procesare de text în cadrul sistemului, permițând personalului să redacteze răspunsurile în șabloane precompletate.
  • Sistemul a dat naștere unei noi proceduri de revizuire și aprobare a cererilor ce pot fi urmărite digital.

Etapa 3: Semnăturile electronice în masă

  • OPTI a colaborat cu DigiSign pentru a implementa un sistem de semnături electronice distribuite.
  • Soluția este integrată în infrastructura existentă, asigurându-se semnarea și distribuirea documentelor.
  • Documentele semnate sunt livrate electronic prin email, eliminând vizitele în persoană, economisind timp.
Un element cheie al acestui proiect de transformare digitală a fost integrarea cu sistemul ERP existent. Acest lucru a permis ca datele trimise prin portalul web să ajungă direct în sistemele interne, eliminând complet introducerea manuală a datelor și creând un flux de lucru unificat și eficient pentru personalul Baroului