Top 5 nevoi de digitalizare în 2024

Multe organizații întâmpină provocări din cauza lipsei unor soluții digitale adecvate. Iată cinci exemple în care digitalizarea poate aduce îmbunătățiri semnificative pe care le-am sintetizat din interacțiunile avute în acest an cu clienții și partenerii OPTI.

1. Gestionarea documentelor

Problema: Lipsa unui sistem centralizat pentru gestionarea documentelor, organizarea și accesarea acestora poate duce, în timp, la probleme operaționale dificile.

Scenariu real::

• 💢Problema: O organizație care gestionează volume mari de documente, cum ar fi contracte, devize și rapoarte (peste 10.000 de documente lunare și peste 10 șantiere de lucru), utilizează un sistem simplu de stocare a fișierelor scanate, fără etichetare sau categorisire.
• 🤨Repercusiuni:
  • Angajații petrec ore în șir căutând documentele necesare în foldere și fișiere nestructurate.
  • Fără un sistem de organizare, se risipesc resurse, iar timpul necesar găsirii documentelor crește.

📌Soluție: Implementarea unui sistem de management al documentelor (DMS) care să permită etichetarea automată, organizarea pe categorii și căutarea avansată a acestora.

👉Vezi studiul de caz Digitalizarea Baroului București – Registrul Electronic 2024 - OPTI.

2. Integrarea sistemelor ERP/CRM

Problema: Sistemele ERP și CRM neintegrate pot crea dificulăți în urmărirea cu acuratețe a datelor (facturi, stocuri, campanii marketing, informații clienți etc.).

Scenariu real:

• 💢Problema: O organizație utilizează un sistem ERP pentru gestionarea stocurilor și vânzărilor din 6 locații fizice și din site-ul online, dar CRM-ul destinat gestionării relațiilor cu clienții nu este complet integrat cu ERP-ul.
• 🤨Repercusiuni:
  • CRM-ul nu transmite automat informații despre clienți (cum ar fi schimbarea numelui clientului sau statistici despre campaniile de marketing) către ERP, ceea ce poate duce la discrepanțe în facturare, în toate operațiunile contabile realizate în ERP și limitând analiza datelor de marketing și luarea deciziilor în baza lor.

📌Soluție: Integrarea completă a sistemelor ERP și CRM pentru a sincroniza datele sau dezvoltarea de software personalizat în cazul în care integrarea nu acoperă integral nevoile organizației.

👉Vezi studiul de caz Construcția unui dashboard de analytics pentru gaming - OPTI.

3. Managementul proiectelor

💢Problema: Lipsa unui sistem de planificare a proiectului, a urmăririi progresului și a persoanelor responsabile pentru îndeplinirea lui.

Real scenario:

• O organizație cu 12 angajați și o cifră de afaceri de peste 1.000.000€ își desfășoară activitatea prin comunicare directă.
• 🤨Repercusiuni:
  • Ineficiență: Managementul proiectelor prin comunicare directă devine cu atât mai dificil cu cât compania și echipele se extind, aceeași informație trebuind să ajungă la din ce în ce mai multe persoane (telefon fără fir).
  • Colaborare defectuoasă: Lipsa unei platforme centralizate care să conțină informații despre proiecte (cum ar fi stagiul în care se află, persoanele responsabile, atașamente, data de finalizare etc.), îngreunează colaborarea între departamente și echipe, putând rezulta în confuzie și conflicte interne.

📌Soluție: Implementarea unei platforme de management a proiectelor care să faciliteze colaborarea în timp real, urmărirea progresului și gestionarea resurselor, precum Zoho Projects, Jira sau Asana.

👉Vezi studiul de caz Cum a dezvoltat OPTI un sistem echitabil de distribuire a sarcinilor pentru avocații din București.

4. Automatizarea proceselor de afaceri

💢Problema: Organizațiile care nu își automatizează procesele repetitive nu au ca opțiune pentru îndeplinirea acestora decât munca manuală intensivă prestată de resursele umane.

Scenariu real:

• O organizație care se ocupă cu contabilitatea și consultanță financiară utilizează procedee manuale pentru generarea rapoartelor financiare și pentru actualizarea datelor.
• 🤨Repercusiuni:
  • Ineficiență: Resursele umane s-ar putea ocupa de aspecte mai importante sau valoroase atât pentru ele cât și pentru organizație, însă ele sunt folosite pentru a realiza sarcini ce pot fi realizate mai rapid de către roboți.
  • Erori umane: Introducerea manuală a datelor poate duce la erori în rapoarte, afectând acuratețea analizei financiare.

📌Soluție: Implementarea soluțiilor de automatizare a proceselor (RPA) pentru a reduce sarcinile repetitive și a îmbunătăți eficiența și acuratețea operațiunilor.

👉Vezi studiul de caz Integrarea unei platforme populare de CRM și un furnizor de plată - OPTI.

5. Gestionarea relațiilor cu clienții (CRM)

Problema: Lipsa unui sistem CRM adecvat sau utilizarea unui CRM care nu poate acoperi nevoile organizației poate împiedica gestionarea eficientă a relațiilor cu clienții.

Scenariu real:

• 💢Problema: O organizație folosește un CRM care nu preia toate informațiile relevante despre clienți și nu permite personalizarea comunicării sau generarea de rapoarte după criterii specifice cum ar fi (data achiziției, valoarea totală a tuturor achizițiilor, istoricul achizițiilor etc.)
• 🤨Repercusiuni:
  • Lipsa personalizării: CRM-ul nu permite segmentarea clienților pe baza istoricului de cumpărare.
  • Raportare limitată: CRM-ul nu oferă analize detaliate despre performanța vânzărilor sau feedback-ul clienților, limitând capacitatea de a optimiza strategiile de vânzare viitoare.

📌Soluție: Adoptarea unui CRM care să răspundă complet nevoilor organizației sau dezvoltarea unei soluții personalizate care să integreze toate informațiile necesare cu CRM-ul existent pentru a permite personalizarea și generarea de rapoarte detaliată.

👉 Vezi studiul de caz Optimizarea operațiunilor prin unirea a două afaceri diferite într-un singur cont HubSpot.