Studii de cazAutomatizări de procese și agenți AIMarketing & PRData și Business Intelligence

Introducere

În 2023, NetNut a apelat la OPTI pentru a migra 750.000 de foldere de emailuri din FreshSales în HubSpot.

Obiectivul a fost de a converti structura complexă a folderelor într-un format structurat, de a valida și transfera datele și de a asocia mesajele de email direct contactelor din HubSpot.

OPTI s-a ocupat de migrarea tuturor emailurilor și de menținerea integrității datelor pe parcurs.

Provocări tehnice

Provocări

Structura complexă a folderelor - Clientul avea 750.000 de foldere, fiecare conținând subfoldere cu date importante de emailuri, care trebuiau analizate meticulos.

Conversia datelor - Structura complexă trebuia convertită într-un format structurat și ușor de citit, cum ar fi CSV sau JSON, pentru a asigura compatibilitatea cu HubSpot.

Detaliile variabile - Multe detalii variabile ale emailurilor, inclusiv adresele de email din câmpurile CC și BCC, trebuiau procesate și validate cu acuratețe.

Asocierea contactelor - Mesajele de email trebuiau asociate corespunzător contactelor din HubSpot.

Spatz Medical
"Sunt întotdeauna incredibil de receptivi și rapizi în a răspunde la orice solicitări avem."
- Ethan Harris, Spatz Medical

Soluție

OPTI a dezvoltat un script de migrare pentru transferarea numărului foarte mare de fișiere în HubSpot.

Conversia și extragerea datelor

  • Scriptul a extras toate datele relevante despre emailuri din FreshSales.
  • Datele extrase au fost supuse unor verificări riguroase de validare.
  • Datele validate au fost structurate într-un format CSV.

Transferul emailurilor în HubSpot

  • Fiecărui email din setul de date i-a fost atribuit un ID unic pentru a menține organizarea și pentru a preveni duplicarea.
  • Scriptul a legat adresele de email, cum ar fi cele din câmpurile CC și BCC, de contactele corespunzătoare din HubSpot.
  • Emailurile au fost tratate ca fiind mesaje native de HubSpot, fiind ușor de folosit în automatizări după aceea.
Acest proiect de migrare a datelor dintr-un CRM în altul a necesitat un script personalizat pentru a gestiona conversia și validarea datelor la scară largă. Procesul de ETL (Extract, Transform, Load) a fost optimizat pentru a asigura că fiecare email este corect asociat contactelor din HubSpot, o cerință esențială pentru continuitatea operațiunilor de vânzări