Studiu de caz: Upgrade vânzări Entersoft ERP cu AI - Reducerea timpului de ofertare cu 68%

Q: Care a fost problema principală în procesul de ofertare?

Pregătirea unei oferte dura până la 45 de minute din cauza căutărilor manuale, denumirilor ambigue și a căutărilor fără rezultate.

Q: Cum a ajutat inteligența artificială procesul de ofertare?

AI a introdus căutare hibridă, OCR și input vocal, eliminând căutările fără rezultate și reducând drastic timpul de ofertare.

Q: A fost înlocuit Entersoft ERP?

Nu. Platforma AI a extins funcționalitatea ERP-ului existent fără a modifica sau înlocui sistemul Entersoft.

Q: Ce rezultate măsurabile au fost obținute?

Timpul de ofertare a scăzut cu 68%, erorile de cod produs au coborât sub 1%, iar valoarea medie a comenzilor a crescut cu 14%.

Studii de caz Soft de ofertare Vânzări cu AI Procesare date în Google Cloud Automatizări de procese și agenți AI Data și Business Intelligence

INTRODUCERE

Un distribuitor B2B din domeniul industrial gestionează un catalog de peste 20.000 de SKU-uri folosind Entersoft ERP pentru gestionarea stocurilor și a comenzilor.

Echipa de vânzări petrecea până la 45 de minute pentru pregătirea unei singure oferte. Căutările manuale în ERP, denumirile ambigue ale produselor și o rată de căutări fără rezultate de 15% generau timpi mari de răspuns și erori frecvente.

OPTI a proiectat o platformă de ofertare bazată pe AI care se integrează cu Entersoft ERP fără a modifica sistemul existent, permițând fluxuri de vânzare mai rapide și mai precise.

După implementare, timpul de pregătire a ofertelor a fost redus cu 68%, erorile de selecție a produselor au scăzut sub 1%, iar valoarea medie a comenzilor a crescut cu 14%.

PROVOCĂRI

Echipa de vânzări se confrunta cu un proces de ofertare lent, predispus la erori și fără unelte inteligente pentru upselling. Obiectivele au fost:

1. Reducerea timpului de pregătire a ofertelor

Reprezentanții de vânzări petreceau până la 45 de minute pe ofertă pe ofertă din cauza căutărilor manuale în ERP, evidențiind necesitatea de a eficientiza procesul de creare a ofertelor.

2. Reducerea erorilor de selecție a produselor

Erorile frecvente în selectarea SKU-ului sau a prețului, cauzate de nume de produse similare și multiple niveluri de preț, au subliniat necesitatea unei căutări inteligente și a curăţirii datelor pentru a asigura acuratețea.

3. Facilitarea upselling-ului inteligent

Lipsa recomandărilor de produse complementare limita valoarea comenzii, în special pentru juniorii neobișnuiți cu catalogul de produse, subliniind necesitatea unor sugestii inteligente automate.

“Construirea unui middleware smart cu o singură funcție de business este o provocare. Folosim Google Cloud în principal prin API pentru a căuta în datele tranzacționale extrase din ERP-ul original”

Daniel Curculescu, Software Engineer

SOLUȚIE

DE LA AUDIT LA REZULTATE

OPTI a implementat platforma de ofertare Vânzări cu AI , integrată cu Entersoft ERP (catalog 20.000 de articole).

Aplicație web de ofertare cu sincronizare ERP
- O aplicație frontend JavaScript responsive cu autentificare utilizator, conectată la Entersoft ERP prin API cu actualizare automată a stocurilor și prețurilor la fiecare 15 minute.
Interfață de ofertare inteligentă
- Căutare rapidă SKU, vizibilitate a patru tipuri de prețuri (minim per client specific, medie per client specific, minim general, medie generală), reduceri manuale și permisiuni specifice utilizator x client, cu posibilitatea de a salva schițe.
Funcționalități AI bazate pe Google Gemini
- OCR pentru PDF-uri și note scrise de mână, recunoaștere vocală în limba română, și căutare hibridă semantică + lexicală.
- Sugestii automate pentru articole complementare și un chatbot integrat, bazat pe RAG (Google Gemini).
Securitate și curățarea datelor
- Securizare prin 2FA și permisiuni bazate pe rol (standardul ISO 27001). Curățarea datelor a fost realizată intern.

ARHITECTURĂ - DE LA ERP LA AI

Software-ul de ofertare automatizată Vânzări cu AI orchestrează tehnologia Google Cloud pe trei piloni: Input utilizator, Date principale (ERP, dar și CRM sau website) și Optimizare, toți trei având originea în partea de business a clientului.

Ai Sales Architecture ro

REZULTATE

DUPĂ 2 LUNI

-68% Timp de ofertare

Timpul mediu de ofertare a fost redus de la 23 de minute (cu vârfuri de 45 min) la 7 minute.

< 1% Erori

Acuratețea selecției produselor a fost îmbunătățită radical, eliminând motivele de retur.

+14% Creștere a valorii medii a comenzii

Datorită recomandărilor AI pentru articole complementare precum fitinguri și garnituri

Mobilitate garantată pe teren

Fluxul de lucru ERP, anterior disponibil doar pe desktop, a fost transformat într-o experiență mobile-first, permițând agenților să înregistreze tranzacțiile direct la fața locului.

Integrare permisiuni

Reprezentanții de vânzări văd doar clienții cărora le sunt atribuiți în Entersoft ERP

Sincronizare de 15 minute

Prețurile, stocurile și alte detalii despre produse se sincronizează automat la maxim 15 minute.

Vrei să vezi platforma?

Programează un demo gratuit pe pagina dedicată. Hai să vorbim.

AI Sales platform – past offers and invoices — **Tab-urile permit utilizatorilor să comute între oferte și facturi anterioare.**

AI Sales platform – automatic product matching — **Sistemul oferă produse şi detalii precum prețul de catalog, prețurile minime și maxime, cod, stoc, imagine, link către site, detalii complete.**

AI Sales platform – past orders — **Vezi comenzile tale anterioare**

AI Sales platform – handwriting and speech recognition — **AI găsește produse pentru tine, recunoaște chiar și scrisul de mână cu Google Vision și transcrie dîn orice microfon cu Google Speech to Text.**

AI Sales platform – Gemini-powered chatbot architecture — Platforma include un asistent de căutare bazat pe Gemini, care poate dialoga în orice limbă. Pot fi implementate și fluxuri personalizate de chatbot adaptate logicii de business a clientului, cum ar fi pentru deskurile de suport.

*Printscreen-urile provin din platforma demo. Contactați-ne pentru detalii.*

Cere demo

TEHNOLOGII ȘI METODOLOGIE

Servicii: Dezvoltare software, AI Sales Enablement.
Google Cloud Tech: Google Cloud, Google Gemini, Document AI, Speech to Text, Vision, BigQuery, Vertex AI Search, Vertex AI Recommendations, Dialogflow CX, Cloud Logging, sisteme ERP
Metodologii: OCR, Speech-to-text, Căutare semantică, Căutare lexicală, Reguli de upselling, Antrenare model, Teste A/B, Audit și conformitate, Integrare via API, SQL, CSV, RPA.
Standarde: ISO 9001 (calitate), ISO 27001 (securitate informațională).

Întrebări rapide

Care a fost problema principală în procesul de ofertare?

Pregătirea unei oferte dura până la 45 de minute din cauza căutărilor manuale, denumirilor ambigue și a căutărilor fără rezultate.

Cum a ajutat inteligența artificială procesul de ofertare?

AI a introdus căutare hibridă, OCR și input vocal, eliminând căutările fără rezultate și reducând drastic timpul de ofertare.

A fost înlocuit Entersoft ERP?

Nu. Platforma AI a extins funcționalitatea ERP-ului existent fără a modifica sau înlocui sistemul Entersoft.

Ce rezultate măsurabile au fost obținute?

Timpul de ofertare a scăzut cu 68%, erorile de cod produs au coborât sub 1%, iar valoarea medie a comenzilor a crescut cu 14%.

Care este concluzia (TLDR)?

Acest studiu de caz arată că AI produce impact real atunci când este aplicat pe blocaje operaționale concrete. Prin extinderea fluxurilor ERP existente cu căutare inteligentă și optimizare, eficiența și acuratețea vânzărilor au crescut fără a înlocui sistemele de bază.

Care sunt tehnologiile și metodologiile implicate?

Tehnologii: Entersoft ERP, Google Cloud, Google Gemini, Document AI, Speech to Text, Vision API, BigQuery, Vertex AI Search, Vertex AI Recommendations, Dialogflow CX, Cloud Logging
Metodologii: AI pentru vânzări, integrare ERP prin API, OCR, speech-to-text, căutare semantică și lexicală, reguli de upselling, antrenare modele, teste A/B, audit și conformitate, control acces pe roluri, ISO 27001