Studiu de caz: Digitalizarea unei biblioteci juridice

Studii de caz Dezvoltare software Automatizări de procese și agenți AI Transformare digitală Platforma e-Learning Platforma e-Governance

Introducere

Baroul București s-a confruntat cu dificultăți semnificative în utilizarea sistemului manual tradițional de distribuire a cauzelor către avocații din oficiu. Sistemul era lent și predispus la erori umane.

Pentru a rezolva aceste probleme, în perioada 2022-2023, Baroul București a contractat OPTI pentru a dezvolta un sistem automatizat capabil să distribuie zeci de mii de sarcini de reprezentare juridică la mai mult de o mie de avocați în mod continuu. Obiectivul a fost crearea un sistem echitabil, rapid și fiabil, care să ofere șanse egale tuturor avocaților participanți.

OPTI a dezvoltat backendul, modulul de trimitere și primire SMS și aplicații mobile iOS și Android. Rezultatul este un sistem care funcționează ziua și noaptea pentru toți avocații din oficiu bucureșteni.

Provocări

Înainte de proiectul de digitalizare, biblioteca Baroului București s-a confruntat cu mai multe provocări operaționale.

Procesele de catalogare și administrare ale bibliotecii erau făcute pe hârtie, ceea ce le făcea susceptibile la erori.
Personalul bibliotecii era copleșit de gestionarea proceselor de împrumut și avea puține resurse de alocat pentru sarcini suplimentare, cum ar fi introducerea datelor în sistem sau actualizarea acestora.
Avocații și alți utilizatori nu aveau posibilitatea de a căuta în catalogul de cărți sau de a rezerva cărți de la distanță.
OPTI a trebuit să selecteze și să extindă o soluție de management a bibliotecii open-source pentru a răspunde nevoilor specifice ale Baroului.

"OPTI a fost partenerul nostru pentru informatizarea bibliotecii noastre juridice de aproximativ 50.000 de cărți în toate aspectele sale. Le-am apreciat implicarea și sugestiile creative constante, comunicarea și abilitățile excelente. Felicit OPTI pentru respectarea termenelor și specificațiilor și pentru profesionalismul său."

- Cici Dafin,
Baroul București, Romania

Soluție

OPTI a trecut prin etape planificate de proiect pentru a depăși provocările întâmpinate.

Procesele interne au fost examinate pentru a identifica deficiențele și oportunitățile de îmbunătățire.
Echipa OPTI a ales PhpMyBibl de la PMB Services din Franța ca software de bază datorită flexibilității și potrivirii sale pentru managementul bibliotecilor.
Capacitățile software-ului open-source au fost extinse prin dezvoltarea de la zero a unui modul de gestionare a împrumuturilor de cărți.
Noul sistem a fost integrat cu sistemul ERP existent al Baroului, facilitând emiterea de permise și gestionarea împrumuturilor.
Catalogul bibliotecii a fost integrat cu site-ul oficial al Baroului, permițând utilizatorilor să caute și să rezerve cărți de la distanță.
OPTI a oferit suport în digitalizarea catalogului existent, începând cu cărțile cele mai frecvent împrumutate și extinzându-se treptat la întreaga colecție.

Selectarea și extinderea unui software open-source pentru biblioteci (PhpMyBibl) a fost o decizie strategică ce a redus costurile de licențiere. Proiectul a implicat atât dezvoltare software personalizată pentru modulul de împrumuturi, cât și integrarea cu sistemul ERP existent pentru o administrare centralizată

Rezultate

Consultare și planificare inteligentă

OPTI a colaborat cu personalul bibliotecii și utilizatorii finali pentru a se asigura că sistemul îndeplinește toate cerințele.

Managementul publicațiilor periodice

Noul sistem a gestionat publicațiile periodice, cum ar fi revistele și recenziile juridice, conform reglementărilor bibliotecilor din România.

Acces la distanță la cărți și rezervări

Avocații și alți utilizatori pot naviga prin catalogul bibliotecii și pot rezerva cărți din site.

Asistență pentru transcriere

OPTI a contribuit la transcrierea catalogului prin integrarea API cu Biblioteca Centrală Universitară din București.

Referințe

OPTI au fost partenerii noștri pentru digitizarea unei biblioteci de drept de aproximativ 50.000 de cărți în toate aspectele sale. Am apreciat implicarea și sugestiile lor creative constante, comunicarea și abilitățile lor excelente. Recomand OPTI pentru respectarea termenelor limită și a specificațiilor și pentru profesionalismul lor.

Daniela-Cecilia Dafin

Library Manager, Baroul Bucuresti

Daniela-Cecilia Dafin

Library Manager, Baroul Bucuresti

Întrebări rapide

Care este concluzia (TLDR)?

Care sunt tehnologiile și metodologiile implicate?

Tehnologii: PhpMyBibl, PMB, Integrări: API (Biblioteca Centrală Universitară), ERP
Metodologii: Management de bibliotecă (LMS), Dezvoltare software open-source, Transcriere de catalog