Digitalizarea unei biblioteci de 50.000 de cărți

Provocare

Organizarea tuturor documentelor era foarte veche și slab gestionată.
Toată administrarea și catalogul publicatiilor erau facute pe hârtie. Au existat informații importante, cum ar fi pozițiile cărților la raft, care nu au fost notate nicăieri, pe care doar personalul bibliotecii le cunoștea.
Personalul lucra la un flux continuu de împrumut și nu a putut fi folosit pentru introducerea datelor.
Cei peste 10.000 de avocați ai Baroului București nu au putut căuta sau rezerva de la distanță nicio carte din bibliotecă.
Pentru a începe proiectul, a fost aleasă o soluție open-source și OPTI a avut avut responsabilitatea de a o adapta, completa, implementa și explica personalului.

"OPTI a fost partenerul nostru pentru informatizarea bibliotecii noastre juridice de aproximativ 50.000 de cărți în toate aspectele sale. Le-am apreciat implicarea și sugestiile creative constante, comunicarea și abilitățile excelente. Felicit OPTI pentru respectarea termenelor și specificațiilor și pentru profesionalismul său."

- Cici Dafin,
Baroul București, România

Soluţie

OPTI a ajutat la la livrarea unei biblioteci complet digitalizate utilizând un flux în șase pași.

Investigația și analiza fluxului de lucru.
Instalarea unei soluții de bibliotecă open-source: PhpMyBibli by PMB Services France.
Software personalizat proiectat de OPTI OPTI pentru a extinde soluția open-source. De exemplu, modulul de împrumut a fost dezvoltat de la zero.
Integrarea ERP pentru eliberarea permiselor, permiterea accesului, sancționarea avocaților neconformi etc.
Integrarea cu site-ul oficial al Baroului pentru a permite avocaților să caute și să rezerve cărțile în avans.
Asistență pentru transcrierea cărților și implementarea etapizata a soluției. . Pașii au fost: transcrierea cărților împrumutate în mod obișnuit, actualizarea la fondul complet de cărți, implementarea permiselor de cititor, lansarea modulului complet de împrumut.

Ca o notă specială, proiectul a durat mai mult de doi ani pentru a parcurge toate fazele. OPTI asigură în continuare sprijinul și întreținerea soluției pentru client.

"Informatizarea unei biblioteci de drept de asemenea dimensiune și istorie precum Biblioteca Baroului București, veche de o sută de ani, a fost o provocare pe care am facut-o cu inima deschisa. Am combinat software open-source cu module dezvoltate de la zero și am oferit sprijin agile continuu partenerilor noștri. Acum sunt sigur că digitalizarea este acolo pentru a rămâne."

- Marian Calborean, managing partner, OPTI

Interesat?

Trimite-ne ideea ta și vei primi opinia noastră
profesională sau o estimare.

Contactează-ne

Repere și rezultate

Consultare și planificare inteligentă

OPTI și personalul bibliotecii au avut întâlniri pentru a înțelege procesul de adăugare și împrumut de cărți. Utilizatorii finali (avocații) au fost, de asemenea, consultați, iar observatiile lor au fost notate înainte de a programa soluția.

Rolurile utilizatorului și restricția de acces

Datorită domeniului special de activitate al bibliotecii, au existat drepturi speciale de acces și roluri administrative. OPTI a prevăzut administratori, bibliotecari, asistenți bibliotecari, coordonatori, cititori, cititori la distanță, cereri de împrumut public, parteneri de împrumut.

Publicații periodice

Documente precum reviste, recenzii legale etc. au fost tratate într-un mod special datorită regularității și aprovizionarii constante. Ne-am asigurat că soluția este conformă cu legislația română privind bibliotecile.

Cărți, autori, subiecte

Viteza de dezvoltare a fost esențială, așa că am folosit un software de gestionare a cărților bine cunoscut: PMB (fost PhpMyLib). Acesta ofera rapoartele de bază și cataloagele necesare unei biblioteci de asemenea dimensiuni. Cărțile, autorii, subiectele au fost toate implementate folosind PMB.

Extensii de împrumut și integrări API

OPTI a livrat modificările necesare folosind propriul software personalizat. Modificările au inclus afișarea informațiilor, un nou modul pentru împrumutarea cărților și integrarea cu ERP și site-ul web al Baroului. A fost creat un API pentru o astfel de integrare.

Integrare ERP - permise, sancțiuni

OPTI a integrat software-ul cu ERP-ul oficial care certifică statutul avocaților pentru a permite gestionarea centralizată. Drepturile pot fi acordate sau retrase dintr-un singur loc, software-ul fiind interconectat.

Cărți și rezervări pe site

Fiecare avocat poate efectua căutări în baza de date a cărților de la domiciliul sau folosind smartphone-ul. De asemenea, pot rezerva cărți și pot vedea starea împrumuturilor lor.

Asistență pentru transcrierea cărților

OPTI a oferit asistență în procesul transcrierii cărților pentru Baroul București. Numărul de cărți / zi a fost estimat și s-a realizat o integrare API cu Biblioteca Centrală Universitară din București, astfel încât să permită importul de date de carte.